Pertemuan ke 4 (tugas terakhir softskill)

· by · Bookmark the permalink. ·

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI

PENGERTIAN ORGANISASI

Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli Everett M. Rogers:
“Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”

Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli Harold Lasswell:
Who Says What In Which Channel to Whom With What Effect? Atau Siapa Mengatakan Apa Dengan Saluran Apa Kepada Siapa Dengan Pengaruh Bagaimana?

Komunikasi terbagi dua yaitu verbal dan non verbal. Komunikasi verbal yaitu suatu proses komunikasi dengan menggunakan simbol atau lambang-lambang. Simbol-simbol yang digunakan selain sudah ada yang diterima menurut konvensi internasional seperti simbol lalu-lintas, alfabet latin, simbol matematika, juga .terdapat simbol-simbol lokal yang hanya bisa dimengerti oleh kelompok-kelompok masyarakat tertentu. Sedangkan komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dengan menggunakan kode non verbal.

Kode non verbal biasa disebut bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language), maupun bahasa tubuh (body language).

Unsur-unsur penting lainnya dalam komunikasi adalah dengan adanya : sumber, pesan, media, penerima, efek dan umpan balik.

  1. Sumber
    Adalah pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antar manusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam kelompok misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber biasa disebut juga komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender atau decoder.
  2. Pesan
    Adalah sesuatu yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi.
  3. Media.
    Media yang dimaksud di sini adalah alat yang digunakan untuk   memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.
  4. Penerima.
    Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih. Penerima biasa disebut komunikan atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau receiver.
  5. Efek
    Efek atau pengaruh adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa tergantung dari pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. (De Fleur, 1982)

    6.    Umpan Balik.
    Adalah suatu bentuk tanggapan balik dari penerima setelah memperoleh pesan yang diterima.

Dalam ilmu komunikasi juga dikenal beberapa macam tipe komunikasi. Joseph A. DeVito seorang professor komunikasi di City University of New York dalam bukunya Communicology membagi komunikasi atas empat macam yaitu : komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi publik dan komunikasi massa.

  1. Komunikasi Intrapribadi (Intrapersonal Communication)
    Merupakan proses komunikasi yang terjadi dalam diri individu atau dengan kata lain proses berkomunikasi dengan diri sendiri.
  2. Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communication)
    Merupakan proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih secara tatap muka, seperti yang dinyatakan oleh Pace (1979) bahwa “Interpersonal communication is communication involving two or more people in a face to face setting”
  3. Komunikasi Publik (Public Communication)
    Sesuai namanya, komunikasi publik menunjukkan suatu proses komunikasi di mana pesan-pesan disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap muka di depan khalayak yang lebih besar.

    4.    Komunikasi Massa (Mass Communication)
    Komunikasi massa dapat didefinisikan sebagai proses komunikasi yang berlangsung di mana pesannya dikirim dari sumber yang melembaga kepada khalayak yang sifatnya massal melalui alat yang bersifat mekanis separti radio, televisi, surat kabar dan film.

Seperti telah dijelaskan bahwa pihak yang mengirim pesan kepada khalayak disebut komunikator. Sebagai pelaku dalam proses komunikasi, komunikator memegang peranan yang sangat penting terutama dalam mengendalikan jalannya komunikasi. Untuk mencapai komunikasi yang efektif, seorang komunikator selain dituntut untuk mengenal dirinya terlebih dahulu, maka ia juga harus memiliki kepercayaan (credibility), daya tarik (attractiveness) dan kekuatan (power).

Faktor lain yang menentukan berhasil tidaknya komunikasi adalah homophily, yakni adanya kesamaan yang dimiliki oleh seorang komunikator dengan khalayaknya misalkan dalam hal bahasa, pendidikan, agama, usia dan jenis kelamin.  Dalam berkomunikasi juga terdapat tujuan yang ingin dicapai, yaitu untuk menciptakan kesesuaian, kesamaan, dan pemahaman yang sama tentang informasi, ide, pemikiran dan sikap terhadap orang, pihak atau kelompok tertentu.

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Ide (gagasan) => Si Sender
  2. Perumusan
    Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
  3. Penyaluran (Transmitting)
    Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
  4. Tindakan
    Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
  5. Pengertian
    Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
  6. Penerimaan
    Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.

Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi\

>          KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

  1. Dari segi sifatnya :
  2. Komunikasi lisan

komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka.lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.

komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

  1. Komunikasi tulisan

komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima.Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya.

komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.

  1. KOMUNIKAS VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu  fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

  1. KOMUNIKASI NONVERBAL

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi “tidak menggunakan kata” dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah  sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

  1. Dari segi arahnya :
  2. Komunikasi ke bawah.

Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjangyang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk  instruksi, memoresmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan sebagainya.

  1. Komunikasi ke atas

Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasike baawah. Berbeda dengan komunikasi ke  bawah, komunikasike atas mengalir dari orang pada hierarki yan lebih rendah kejenjang yang lebih tinggi.  Misalnya, dalam bentuk kotak sara,pertemuan kelompok, pengaduan, dan sebagainya.

  1. Komunikasi horizontal

Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi,namun organisasi yang efektif memerlukan juga  komunikasihorizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dariberaneka ragam fungsi keorganisasian.  Misalnya, komunikasiantar produksi dan pemsaran dalam organisasi bisnis, dsb.

  1. Komunikasi diagonal

Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan,komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggiotatidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.

  1. Menurut Lawannya :
  2. Komunikasi Satu Lawan Satu : berbicara dengan lawan bicaras yang sama
    banyaknya.

Contoh:berbicara melalui telepon

  1. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)‏ : berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.

Contoh: introgasi maling dengan kelompok hansip.

  1. Kelompok Lawan Kelompok : berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.

Contoh: debat partai politik.

Definisi Pengembangan dan Perubahan Organisasi Sebelum kita membahas apa definisi pengembangan organisasi, kita harus mengetahui dulu apa arti organisasi itu sendiri. Apa itu organisasi? Organisasi menurut kami adalah suatu kelompok yang terdiri dari pengurus dan anggota kelompok tersebut yang disusun secara structural untuk mencapai tujuan yang sama. Selanjutnya, apa yang dimasksud dengan perubahan dan pengembangan organisasi? Perubahan dan Pengembangan Organisasi merupakan suatu pendekatan secara sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi tersebut untuk mencapai perubahan yang berdampak positif di lingkungan sekitar.

Hal-hal Untuk Mengembangkan Organisasi Secara Garis Besar Hal-hal untuk mengembangkan organisasi atau faktor-faktor yang dapat membantu mengembangkan organisasi terdiri dari dua factor, yaitu factor intern dan factor ekstern.

  1. Faktor Intern adalah factor yang terdapat dalam suatu organisasi tersebut. Faktor Intern terdiri dari :
  2. Anggota organisasi tersebut
  3. Sistem yang digunakan dalam organisasi tersebut
  4. Manajemen keuangan organisasi tersebut
  • Faktor Entern adalah faktor diluar faktor intern yang dapat mengganggu stabilitas berdirinya suatu organisasi. Faktor ekstern diantaranya terdiri dari :
  • Kemajuan teknologi
  • Perubahan ekonomi dunia
  • Perubahan peraturan pemerintah atau negara

Dll Dari faktor-faktor yang terjadi diatas sangatlah besar kemungkinan suatu organisasi dapatlah berubah. Entah menjadi lebih positif ataupun sebaliknya.

Proses Perubahan dan Pengembangan Organisasi Meskipun banyak sekali konsep-konsep mengenai pengembangan organisasi sekarang ini, yang mungkin akan saling tumpang tindih, barangkali definisi yang dikemukakan oleh Cummings (1996) akan membantu kita untuk dapat lebih memahami konsep pengembangan organisasi. Menurut Cummings (1989), pengembangan organisasi adalah suatu aplikasi konsep atau teori dengan menggunakan suatu sistem di mana konsep-konsep ilmu pengetahuan digunakan untuk mengembangkan organisasi secara terencana dan dengan menggunakan semua strategi yang dimiliki organisasi untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Selanjutnya, Cummings (1989) juga menyatakan bahwa konsep (ilmu pengetahuan) di dalam pengembangan organisasi itu pada dasarnya merupakan faktor-faktor yang membedakan pengembangan organisasi dengan pendekatan lain dalam kaitannya dengan peningkatan kinerja organisasi. Sementara itu Tyagi (2000) mengajukan pendapatnya, bahwa pengembangan organisasi sebagai suatu usaha yang terencana, sistematis, terorganisasikan, dan lebih bersifat kolaboratif antara prinsip pengetahuan tentang perilaku dan teori organisasi dipadukan dan diaplikasikan (integreated and aplicated) guna meningkatkan kualitas kehidupan organisasi yang tercermin pada peningkatan kesehatan dan vitalitas organisasi. Pendapat Tyagi ini hampir sama dengan pendapat pakar organisasi yang lebih dulu disebutkan, hanya Tyagi lebih memfokuskan pada hasil (outcome) dari OD, yaitu intensitas komunikasi internal organisasi yang meningkat, kompetensi dan harga diri anggota kelompok yang semakin baik, dan adanya pengakuan dari masyarakat bahwa organisasi tersebut telah semakin baik dalam kinerjanya. Yang dimaksud  dengan proses perubahan suatu organisasi adalah tata cara untuk mencapai perubahan organisasi yang lebih baik dan lebih berkembang. Langkah tersebut terdiri dari : a.       Mengadakan Pengkajian : Dengan kita mengkaji ulang suatu sistem, kita dapat mengetahui apakah suatu organisasi tersbut dapat berjalan dengan baik atau tidak dengan memakai sistem yg lama. Jika tidak ada perubahan dalam organisasi tersebut kita dapat membuat suatu sistem yang lebih baik lagi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan baru yang tidak tersedia sebelumnya. b.      Mengadakan Identifikasi : Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat. c.       Menetapkan Perubahan : Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya. Menentukan Strategi : Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi harus segera menyusun strategi untuk mewujudkannya. d.      Melakukan Evaluasi : Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif. 24.  Tujuan Perubahan dan Perkembangan Organisasi Tujuan dari perubahan dan pengembangan organisasi ini adalah untuk meningkatkan suatu kehendak yang kita inginkan untuk mencapai sebuah tujuan yang jelas. Macam-macam tujuan perubahan dan perkembangan organisasi, yaitu: 1.      Untuk mempererat organisasi satu dengan organisasi yang lainnya 2.      Untuk meningkatkan mutu dari organisasi tersebut/organisasi yang telah dibuat 3.      Untuk meningkatkan peranan organisasi di masyarakat luas. 4.      Untuk memberikan dampak positif kepada masyarakat. 5.      Untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang telah dibuat. 25.  Dampak Perubahan dan Pengembangan Organisasi Dampak  perubahan dan pengembangan dalam organisasi dapat menjadi dampak yang positif jika tujuan dari suatu organisai dapat tercapai. Dampak terbagi menjadi 2, yaitu: 1.      Dampak Positif Dampak yang memberi rasa nyaman kepada masyarakat karena telah mempercayai organisasi yang telah diikuti. 2.      Dampak Negatif Dampak negatif dari organisasi adalah dapat menimbulkan keresahan di masyarakat, dan berakibat keruntuhan dari organisasi tersebut yang pada akhirnya proses perkembangan organisasi tersebut menjadi gagal total.

Kepemimpinan

Soekarno, salah satu pemimipin yang berpengaruh di Indonesia.

Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi.[1] Cara alamiahmempelajari kepemimpinan adalah “melakukannya dalam kerja” dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi.[2] Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.[2]

Kebanyakan orang masih cenderung mengatakan bahwa pemimipin yang efektif mempunyai sifat atau ciri-ciri tertentu yang sangat penting misalnya, kharisma, pandangan ke depan, daya persuasi, dan intensitas.[3] Dan memang, apabila kita berpikir tentang pemimpin yang heroik seperti Napoleon, Washington, Lincoln, Churcill, Sukarno, Jenderal Sudirman, dan sebagainya kita harus mengakui bahwa sifat-sifat seperti itu melekat pada diri mereka dan telah mereka manfaatkan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.

TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN

1.Tipe Otokratis

Ciri-cirinya antara lain:

  1. Mengandalkan kepada kekuatan / kekuasaan
  2. Menganggap dirinya paling berkuasa
  3. Keras dalam mempertahankan prinsip
  4. Jauh dari para bawahan
  5. Perintah diberikan secara paksa
  6. Tipe Laissez Faire

Ciri-cirinya antara lain :

  1. Memberi kebebasan kepada para bawahan
  2. Pimpinan tidak terlibat dalam kegiatan
  3. Semua pekerjaab dan tanggung jawab dilimpahkan kepada bawahan
  4. Tidak mempunyai wibawa
  5. Tidak ada koordinasi dan pengawasan yang baik
  6. Tipe Paternalistik

Ciri-cirinya antara lain :

  1. Pemimpin bertindak sebagai bapak
  2. Memperlakukan bawahan sebagai orang yang belum dewasa
  3. Selalu memberikan perlindungan
  4. Keputusan ada ditangan pemimpin
  5. Tipe Kepemimpinan

Ciri-cirinya antara lain :

  1. Dalam komunikasi menggunakan saluran formal
  2. Menggunakan sistem komanda/perintah
  3. Segala sesuatu bersifat formal
  4. Disiplin yang tinggi, kadang bersifat kaku
  5. Tipe Demokratis

Ciri- cirinya antara lain :

  1. Berpatisipasi aktif dalam kegiatan organisasi
  2. Bersifat terbuka
  3. Bawahan diberi kesempatan untuk member saran dan ide – ide baru
  4. Dalam pengambilan keputusan utamakan musyawarah untuk mufakat
  5. Menghargai potensi individu
  6. Tipe Open Leadership

Tipe ini hampir sama dengan tipe demokratis. Perbedaannya terletak dalam hal pengambilan keputusan. Dalam tipe ini keputusan ada ditangan pemimpin.

CONTOH KASUS 1

HARTOYO SEBAGAI MANAJER

1.GAYA KEPEMIMPINAN MILITER (TEGAS,LUGAS,TELITI,KERAS)

KEUNTUNGAN : BAWAHAN MENJADI PATUH DAN MINIM KESALAHAN

KERUGIAN : BAWAHAN MENJADI JENUH KARENA GAYA KEPEMIMPINANNYA

2.JIKA TIDAK MERUBAH GAYA KEPEMIMPINAN NYA STRUKTUR PADA PERUSAHANANNYA AKAN BANYAK MELAKUKAN PERGANTIAN SEHINGGA JALANNYA PERUSAHAAN TIDAK STABIL

SARAN : MERUBAH GAYA KEPEMIMPINAN HARTOYO SANGAT TEPAT

Leave a comment